Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

De school (hierna 'de school') is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar leerlingen, personeel en andere gebruikers die zij in het platform laat verwerken. Edukit (hierna 'Edukit') is verwerker. Deze overeenkomst is van toepassing zolang de school het platform gebruikt en gaat voor op de gebruiksvoorwaarden in alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft.

De begrippen persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

2. Voorwerp, duur, aard en doel van de verwerking

De verwerking betreft de gegevens die nodig zijn om de school haar toestellen, de contracten over die toestellen, haar gebruikers en haar communicatie te laten beheren via het platform. De categorieën van betrokkenen en gegevens, de aard en het doel van de verwerking en de duur staan in bijlage 1. Edukit verwerkt de gegevens uitsluitend voor deze doelen en niet voor eigen doeleinden.

3. Instructies van de school

Edukit verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van gedocumenteerde instructies van de school. Deze overeenkomst, de gebruiksvoorwaarden en de instellingen en handelingen die bevoegde gebruikers van de school in het platform verrichten (zoals het inschakelen van een synchronisatie, het koppelen van een dienst of het aanmaken van een automatisering) gelden als instructies. Edukit verwittigt de school onmiddellijk wanneer een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of een andere bepaling inzake gegevensbescherming. Een wettelijke verplichting die Edukit dwingt om anders te verwerken, meldt Edukit vooraf aan de school, tenzij die wet dat verbiedt.

4. Vertrouwelijkheid

Edukit beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot de medewerkers die ze nodig hebben voor de uitvoering van de dienst en de ondersteuning. Die medewerkers zijn contractueel tot vertrouwelijkheid verbonden. Toegang voor ondersteuning gebeurt alleen-lezen, met opgave van reden, is beperkt in tijd en wordt gelogd en voor de school zichtbaar gemaakt.

5. Beveiliging

Edukit neemt de passende technische en organisatorische maatregelen van artikel 32 AVG, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doelen van de verwerking en de risico's voor de betrokkenen. De maatregelen staan in bijlage 3. Edukit mag ze aanpassen zolang het beschermingsniveau niet daalt.

6. Subverwerkers

De school geeft Edukit een algemene toestemming om subverwerkers in te zetten. De huidige subverwerkers staan in bijlage 2. Edukit informeert de school minstens 30 dagen vóór een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen, via het platform of per e-mail aan de beheerders van de school. De school kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken; vinden partijen geen oplossing, dan kan de school de overeenkomst beëindigen voor het deel van de dienst dat de nieuwe subverwerker betreft, zonder kosten voor de resterende periode.

Edukit legt elke subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als in deze overeenkomst en blijft ten aanzien van de school aansprakelijk voor de nakoming ervan.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Edukit slaat de persoonsgegevens op en verwerkt ze binnen de Europese Unie. Een doorgifte naar een land buiten de EER gebeurt alleen met passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V van de AVG, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit, en staat vermeld in bijlage 2. Wanneer de school zelf een dienst koppelt (Google Workspace, Microsoft Entra, Microsoft Teams), valt de doorgifte naar die dienst onder de overeenkomst van de school met die dienstverlener.

8. Bijstand aan de school

Edukit helpt de school, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar), bij de beveiliging, bij het melden van inbreuken en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder. Een verzoek van een betrokkene dat rechtstreeks bij Edukit toekomt, wordt zonder uitstel aan de school doorgegeven en niet zelf beantwoord, tenzij de school dat vraagt. Het platform biedt de school zelf de middelen voor inzage, export, verbetering en verwijdering of anonimisering van de gegevens van een gebruiker.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Edukit meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de school treft aan de beheerders van de school zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat Edukit er kennis van heeft gekregen. De melding bevat, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en aantallen van betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Informatie die nog niet beschikbaar is, volgt zonder onredelijke vertraging. Edukit documenteert elke inbreuk en werkt mee aan de melding door de school aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar nodig, aan de betrokkenen.

10. Einde van de verwerking

Na het einde van de overeenkomst kan de school gedurende 30 dagen haar gegevens exporteren in een gangbaar formaat. Daarna verwijdert Edukit alle persoonsgegevens van de school binnen 90 dagen, met inbegrip van kopieën en van de documenten en bestanden die bij de contracten over toestellen horen, tenzij het Unierecht of het Belgische recht opslag verplicht; back-ups verlopen automatisch binnen 30 dagen na de verwijdering. Op verzoek bevestigt Edukit de verwijdering schriftelijk.

11. Informatie en audits

Edukit stelt de school alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van deze overeenkomst aan te tonen en beantwoordt redelijke vragen over de maatregelen in bijlage 3. De school of een door haar aangestelde en tot vertrouwelijkheid gebonden auditor mag maximaal één keer per jaar, met een voorafgaande kennisgeving van 30 dagen en tijdens de kantooruren, een audit uitvoeren die de dienstverlening aan andere scholen niet verstoort. De kosten van een audit draagt de school, behalve wanneer de audit een wezenlijke tekortkoming van Edukit aantoont.

12. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid tussen partijen gelden de gebruiksvoorwaarden, onverminderd artikel 82 van de AVG. Elke partij draagt de administratieve boetes die de toezichthouder haar oplegt voor haar eigen tekortkomingen.

13. Duur en wijzigingen

Deze overeenkomst geldt zolang Edukit persoonsgegevens voor de school verwerkt. Edukit kan een nieuwe versie publiceren in het platform, met een versienummer en de datum waarop ze van kracht wordt; een inhoudelijke wijziging wordt minstens 30 dagen vooraf aangekondigd. De nieuwe versie wordt namens de school aanvaard door een bevoegde vertegenwoordiger in het platform; het platform registreert wie aanvaardde en wanneer. Gaat de school niet akkoord, dan kan zij de overeenkomst opzeggen vóór de datum waarop de nieuwe versie van kracht wordt, zonder kosten voor de resterende periode.

14. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar Edukit haar zetel heeft zijn bevoegd. Bij verschillen tussen de taalversies heeft de Nederlandse tekst voorrang.

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

• Categorieën van betrokkenen. Leerlingen, leerkrachten, directie, ICT- en administratief personeel en andere personen aan wie de school toegang geeft.
• Categorieën van persoonsgegevens. Identificatie- en accountgegevens (naam, Smartschool-gebruikersnaam en afgeleid e-mailadres, rol, klas, profielfoto, kaart- of QR-code); toestelgegevens en toewijzingen met historiek; schadedossiers met foto's van toestellen; stopzettingen en niet-ingeleverde toestellen; contracten over een toestel met een leerling of een personeelslid (de naam, de gebruikersnaam en de klas van de houder, het toestel, de periode, de toebehoren, de betalingsvoorwaarden en de notities van de school) en de betalingen die de school daarbij registreert (het verwachte bedrag, de omschrijving en de notitie van de betaling, de vervaldatum, en of en wanneer een personeelslid de betaling als ontvangen aanduidde); de documenten die de school bij een contract bewaart (een scan van het ondertekende papieren contract, een bewijsstuk bij een betaling) en de documenten die Edukit uit het sjabloon van de school genereert; de vermelding van het personeelslid dat een contract aanmaakte of beëindigde, een betaling als ontvangen aanduidde of een document liet genereren, die even lang bewaard blijft als de registratie waarop ze staat; het spoor van de verzending wanneer een contract via Smartschool wordt bezorgd; meldingen en berichten; identificaties van accounts die in Google Workspace of Microsoft Entra worden aangemaakt en tijdelijke wachtwoorden (versleuteld, kortstondig); technische gegevens van sessies (IP-adres, browser, tijdstip). Edukit vraagt geen bank- of kaartgegevens en voorziet er geen veld voor. Edukit voorziet evenmin velden voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en vraagt er niet naar; de vrije tekstvelden en de bestanden die de school zelf uploadt, worden door Edukit niet begrensd, zodat de school bepaalt wat daarin terechtkomt. Stemmen in deliberatiesessies zijn anoniem.
• Aard van de verwerking. Verzamelen via synchronisatie uit Smartschool, opslaan, structureren, raadplegen, gebruiken voor meldingen en berichten, documenten genereren uit het contractsjabloon van de school en die op haar instructie bezorgen via haar eigen Smartschool of bundelen tot één bestand per klas om af te drukken, doorgeven aan gekoppelde diensten op instructie van de school, exporteren, wissen en anonimiseren.
• Doel van de verwerking. Het beheer van de toestellen van de school en de toewijzing ervan aan gebruikers, het beheer van de contracten over die toestellen en de opvolging van de betalingen die de school daarbij registreert, de registratie en opvolging van schade, het beheer van gebruikers en hun accounts bij gekoppelde diensten, de communicatie daarover en de rapportering aan de school.
• Duur. Zolang de overeenkomst loopt, met verwijdering volgens artikel 10. De bewaartermijnen per gegevenscategorie staan in de privacyverklaring.

Bijlage 2. Subverwerkers

Smartschool, Google Workspace, Microsoft Entra en Microsoft Teams zijn geen subverwerkers van Edukit: het zijn diensten van de school, waarmee Edukit op instructie van de school gegevens uitwisselt.

Bijlage 3. Technische en organisatorische maatregelen

• Versleuteling. Alle verbindingen via TLS 1.2 of hoger. Opslag versleuteld bij de hostingpartner. Toegangsgegevens tot gekoppelde diensten, tijdelijke wachtwoorden en de inhoud van geplande berichten bovendien versleuteld op applicatieniveau (AES-256-GCM) met een sleutel die buiten de databank wordt bewaard.
• Toegangscontrole. Aanmelden via Smartschool; rollen en rechten toegekend door de school; elke opvraging beperkt tot de eigen school (scheiding van scholen op elk niveau van de toepassing). Sessies met beveiligde cookies die na 7 dagen inactiviteit vervallen en die de gebruiker zelf kan afmelden.
• Beheerdertoegang van Edukit. Verplichte tweestapsverificatie, sessies van maximaal 12 uur, herbevestiging van het wachtwoord voor ingrijpende handelingen, ondersteuningssessies alleen-lezen en beperkt tot één uur, met reden, gelogd en zichtbaar voor de school.
• Logging en monitoring. Auditspoor van beheeracties; technische logbestanden en foutmonitoring waarin persoonsgegevens worden gemaskeerd; opslag in de Europese Unie.
• Gegevensminimalisatie. Alleen de gegevens uit Smartschool die de dienst nodig heeft; anonieme stemmingen; foto's en documenten alleen zichtbaar via het platform voor wie er recht op heeft; exports zonder foto's.
• Beschikbaarheid en herstel. Dagelijkse back-ups van de databank door de hostingpartner, bewaard in de Europese Unie; monitoring van de beschikbaarheid.
• Verwijdering en anonimisering. Automatische opruiming van logboeken en meldingen na 60 tot 90 dagen; anonimisering van de naam van de houder op een niet-ingeleverd toestel één jaar nadat dat dossier is afgesloten, en op een contract over een toestel zeven jaar nadat het is beëindigd of geannuleerd, samen met de verwijdering van de documenten en bestanden die erbij horen; verwijdering van gebruikers die uit Smartschool verdwijnen wanneer de school dat inschakelt; anonimisering van een gebruiker op verzoek van de school; verwijdering van alle gegevens van de school na het einde van de overeenkomst.
• Ontwikkeling en organisatie. Wijzigingen aan de software worden getest en gecontroleerd vóór ingebruikname; afhankelijkheden worden opgevolgd op kwetsbaarheden; geheimen worden buiten de broncode bewaard; medewerkers zijn tot vertrouwelijkheid gebonden; incidenten volgen een vaste procedure met melding aan de school.