Gebruiksvoorwaarden

1. Toepassing en aanvaarding

Edukit levert haar diensten aan onderwijsinstellingen. De overeenkomst komt tot stand tussen Edukit en de school. Deze voorwaarden worden namens de school aanvaard door een beheerder of directielid in het platform; het platform registreert wie aanvaardde, wanneer en welke versie.

Leerlingen, personeelsleden en andere personen aan wie de school toegang geeft, gebruiken het platform onder de verantwoordelijkheid van de school en volgens de afspraken van hun school (zoals het school- of ICT-reglement). Zij sluiten zelf geen overeenkomst met Edukit.

Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: de bestelbon of offerte, de verwerkersovereenkomst, deze gebruiksvoorwaarden. De privacyverklaring informeert en maakt geen contractuele afspraken.

2. Definities

• Edukit. Het platform en de bijbehorende diensten, en de onderneming die ze levert.
• School. De onderwijsinstelling die met Edukit een overeenkomst sluit; verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leerlingen en personeel.
• Vertegenwoordiger. Een gebruiker met de rol beheerder of directie die bevoegd is om namens de school te handelen in het platform.
• Gebruiker. Elke persoon die met een account van de school toegang heeft tot het platform.
• Toestel. Elk apparaat dat de school via het platform beheert.
• Gekoppelde dienst. Een dienst van een derde die de school met Edukit verbindt: Smartschool, Google Workspace, Microsoft Entra of Microsoft Teams.

3. De dienst

Edukit is een platform voor schoolbeheer. Afhankelijk van het pakket in de overeenkomst omvat het: beheer van toestellen, toewijzingen en schadedossiers; beheer van gebruikers met synchronisatie uit Smartschool; het aanmaken van accounts en groepen in Google Workspace of Microsoft Entra; meldingen en automatiseringen; anonieme deliberatie- en stemsessies; en het exporteren van overzichten.

Edukit mag de dienst verbeteren en uitbreiden. Functionaliteit die de school gebruikt, wordt niet zonder redelijke voorafgaande aankondiging afgebouwd; een ingrijpende wijziging kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan.

4. Accounts en toegang

Gebruikers melden zich aan met hun Smartschool-account. De school beheert in Smartschool wie toegang heeft en met welke rol, en kent in Edukit de rechten toe. De school zorgt ervoor dat accounts worden afgesloten wanneer iemand de school verlaat, bijvoorbeeld door de synchronisatie met Smartschool in te schakelen.

Iedere gebruiker houdt zijn aanmeldgegevens geheim, deelt zijn account niet en meldt misbruik of verlies onmiddellijk aan de school. Actieve sessies kunnen in de accountinstellingen worden bekeken en afgemeld.

Medewerkers van Edukit kunnen voor ondersteuning, met opgave van reden en alleen-lezen, meekijken in het dashboard van een beheerder van de school. Zulke sessies duren maximaal één uur, worden gelogd en zijn voor de school zichtbaar.

5. Aanvaardbaar gebruik

Het platform mag alleen worden gebruikt voor het beheer van de eigen school. Het is niet toegestaan om toegang te zoeken tot gegevens van een andere school of van gebruikers waarvoor men geen rechten heeft, de beveiliging te omzeilen of te testen zonder schriftelijke toestemming, het platform te belasten met geautomatiseerde aanvragen, of het te gebruiken voor doelen die in strijd zijn met de wet of met de opdracht van de school. Bij een ernstige schending mag Edukit de toegang van een gebruiker of, na overleg met de school, van de school tijdelijk opschorten.

6. Gegevensbescherming

Voor de gegevens van leerlingen en personeel is de school verwerkingsverantwoordelijke en Edukit verwerker. De wederzijdse verplichtingen staan in de verwerkersovereenkomst, die de school in het platform aanvaardt en die deel uitmaakt van de overeenkomst. Hoe Edukit persoonsgegevens verwerkt, staat in de privacyverklaring.

7. Verplichtingen van de school

• Rechtsgrond en informatie. De school zorgt voor een geldige rechtsgrond voor de verwerking van de gegevens die zij in Edukit laat verwerken en informeert haar leerlingen, ouders en personeel daarover.
• Juiste gegevens. De school houdt de gegevens in Smartschool en in Edukit correct en actueel en bepaalt welke gebruikers welke rol en rechten krijgen.
• Gekoppelde diensten. De school koppelt alleen diensten waarvoor zij zelf een overeenkomst heeft en geeft Edukit daarmee de instructie om, binnen die dienst, accounts en groepen te beheren of berichten te versturen. De voorwaarden van die diensten gelden tussen de school en die derde.
• Vertegenwoordigers. De school zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen de rol beheerder of directie krijgen, aangezien zij namens de school documenten kunnen aanvaarden en instellingen kunnen wijzigen.

8. Beschikbaarheid en ondersteuning

Edukit streeft naar een continue beschikbaarheid van het platform, maar garandeert die niet. Gepland onderhoud met impact kondigen we vooraf aan en plannen we bij voorkeur buiten de schooluren. Edukit is niet verantwoordelijk voor onderbrekingen die te wijten zijn aan gekoppelde diensten, aan de infrastructuur van de school of aan overmacht. Ondersteuning verloopt via contact@edukit.be.

9. Intellectuele eigendom

Alle rechten op het platform, de software, het ontwerp, de merken en de documentatie berusten bij Edukit of haar licentiegevers. De school krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. De gegevens die de school in het platform invoert of laat synchroniseren, blijven eigendom van de school.

10. Vergoeding

De vergoeding, het pakket en de betalingstermijn staan in de bestelbon of offerte. Prijzen zijn exclusief btw. Bij laattijdige betaling mag Edukit, na een herinnering met een redelijke termijn, de toegang opschorten tot de betaling is ontvangen.

11. Aansprakelijkheid

Edukit voert de dienst met zorg uit, maar kan geen foutloze werking garanderen. Edukit is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gegevensverlies dat met een redelijke export vermijdbaar was, gederfde besparingen of reputatieschade, noch voor schade die voortvloeit uit de gegevens die de school invoert, uit gekoppelde diensten of uit het gebruik van het platform in strijd met deze voorwaarden.

De totale aansprakelijkheid van Edukit per contractjaar is beperkt tot de vergoeding die de school voor dat jaar heeft betaald. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bedrog, bij lichamelijke schade, of waar de wet een beperking uitsluit. Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden daarnaast de afspraken van de verwerkersovereenkomst en artikel 82 van de AVG.

12. Duur en beëindiging

De duur en de verlenging van de overeenkomst staan in de bestelbon of offerte. Elke partij kan de overeenkomst beëindigen wanneer de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dit niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling.

Na het einde van de overeenkomst heeft de school nog 30 dagen alleen-lezen toegang om haar gegevens te exporteren. Daarna verwijdert Edukit de gegevens van de school binnen 90 dagen, met uitzondering van wat de wet verplicht te bewaren. Verplichtingen die naar hun aard doorlopen, zoals betaling, vertrouwelijkheid en aansprakelijkheid, blijven gelden.

13. Wijzigingen van deze voorwaarden

Edukit publiceert een nieuwe versie van deze voorwaarden in het platform met een versienummer en de datum waarop ze van kracht wordt; die staan bovenaan deze pagina. Een inhoudelijke wijziging kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan. Een vertegenwoordiger van de school aanvaardt de nieuwe versie in het platform. Gaat de school niet akkoord, dan kan zij de overeenkomst opzeggen vóór de datum waarop de nieuwe versie van kracht wordt, zonder kosten voor de resterende periode.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is het Belgische recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar Edukit haar zetel heeft bevoegd. Bij verschillen tussen de taalversies heeft de Nederlandse tekst voorrang.

15. Contact

Edukit, contact@edukit.be.